Årsskiftet er for mange virksomheder lig med - den ofte frygtede - lagerstatus. Selvom I måske allerede er færdige, så gennemgår denne artikel en række punkter, der kan bruges til at optimere og strukturere jeres lageroptællingsprocedure. Til sidst følger et par forslag og funktioner, der nemt kan spare en masse tid og ressourcer samt give større overblik i hele optællingsprocessen.
Ifølge skatteministeriets mindstekravsbekendtgørelse for lagerstatus står følgende:
”Ved regnskabsårets udløb skal der foretages en fysisk optælling af varelageret, hvis størrelse skal kunne dokumenteres ved en optællingsliste, hvori de enkelte varer er anført og identificeret i nødvendigt omfang. Såfremt lagerbeholdningen til enhver tid kan opgøres på grundlag af et betryggende ført lagerregnskab eller lignende, kan den fysiske optælling ske på andre tidspunkter end ved regnskabsårets udløb.''
De betyder, at den årlige lagerstatus ikke nødvendigvis skal udføres på ét bestemt tidspunkt på året. Tværtimod kan optællingen håndteres i et løbende flow ved at opstille de nødvendige strukturer for optællingsprocedurer og dokumentation af lagerbeholdningsbevægelser.
I salgsvirksomheder, der laver store bulksalg eller har store sæsonudsving op til f.eks. jul eller halloween, giver det mening at lægge optællingen umiddelbart efter disse perioder.
Cyklisk lageroptælling
En god strategi til at få en hurtigere lagerstatus er at gøre brug af ”cyklisk lageroptælling”. Det handler her om at tælle bestemte dele af sit lager op henover året. Det kunne være bestemte varegrupper, placeringer, lagerlokationer eller måske topvarer med den største bevægelse / værdiændringer i perioden.
Hvis varerne er meget værdifulde, vil man typisk tælle dem flere gange om året for hurtigere at opdage svind eller ukurante varer. Med andre varer, hvor spild og svind er mindre vigtigt, tæller man typisk kun kvartalsvist eller halvårligt. Uanset hvor ofte man tæller, vil man dog med cyklisk lagerstatus hele tiden have overblik over sit lager.
En vigtig fordel ved cyklisk lagerstatus er, at det kun er nødvendigt at tælle de varer, som er ankommet siden sidste lageroptælling for at kunne indberette den lovpåbudte årlige lagerstatus. Tidligere ankomne varer vil allerede være registreret og talt. Dermed bliver den årlige lageroptælling langt mindre tidskrævende.
Kort opsummeret har den cykliske lageroptælling en række fordele:
Lagerværdien er mere retvisende over hele året
Fejl, svind og afskrivninger opdages og registreres hurtigere
Arbejdsbelastning ved den årlige lagerstatus er mindre
Undgå fejl i din lagerstatus
Der er en række faktorer, der med fordel kan kortlægges og udføres inden optællingen påbegyndes. Det kan nemlig have en direkte negativ effekt på virksomhedens økonomi, hvis lageret er forkert optalt. Er lagerbeholdningen værdi f.eks. sat enten for højt eller for lavt, skal det modregnes i skattebetalingen, hvilket giver unødvendigt administrativt arbejde. En af de ting, som gør en lageroptælling kompliceret, er, at det antal varer, der ligger på hylden, oftest ikke er den bogførte beholdning. Det er derimod den tilgængelige beholdning. Den tilgængelige beholdning er i KeyBalance den bogførte beholdning + evt. modtagne (men ikke bogførte) indkøbslinjer minus evt. leverede (men ikke bogførte) salgslinjer.
Derfor giver det altid mening at få faktureret og bogført indkøb og ordre i bund. Den bogførte beholdning er dejlig konkret. Det er posteringer med en dato, så vi altid kender den bogførte beholdning.
Et andet punkt, der er relevant at forholde sig til, er evt. fejl i kostpriser, da disse samlet set kan have en stor påvirkning på den samlede lagerværdi. Hvis kostpriserne er forkerte inden optællingen, forbliver de uændret ved en optælling. En optælling fokuserer på antallet og retter som udgangspunkt ikke fejl i kostpriser.
Opsummeret er der tre vigtige punkter at forholde sig til:
Fakturer alle modtagelser og leveringer i bund, således at alle leverede salgsordrer og indkøbsordrer er faktureret
Bogfør / slet åbne varekladder / vareflyttekladde, således at de ikke skaber unødvendig ballade på et senere tidspunkt
Kontroller kostpriser (sammenlign evt. sidste netto købspris med gennemsnitlig lagerværdi pr. enhed), så lagerværdien bliver endnu mere retvisende.
KeyBalance databaseret lageroptælling er effektiv og ”fejlfri”
Ved at bruge KeyBalance til at understøtte jeres lageroptælling, giver I jer selv de bedste forudsætninger for en præcist og effektiv proces. På et tidssvarende lager, hvor alle enheder har sin egen streg- eller QR kode, skal alle varer blot scannes. Selve sammentællingen og opgørelsen sker automatisk i KeyBalance, når håndscanneren eller håndterminalen placeres i sin dockingstation eller scannes direkte ind i optællingskladden.
KeyBalances fastfrysningskoncept gør det muligt at fryse lageret eller dele af lageret for en given dato. Uanset om det er som led i den cyklisk optællingsprocedure eller en større lagerstatus, fryses de forventede lagerværdier, herunder varer, der er modtaget/leveret, men endnu ikke bogført. Det betyder, at I kan udvælge og fastfryse fysiske lokationer, placeringer, varegrupper, senest optalte vare m.fl. og derved lade forretningen køre videre ubetinget af optællingen.
KeyBalances optællingsmekanisme giver et realtime overblik over de optalte vare. Det betyder, at I kan forholde jer til de forventede værdier sammenlignet med de optalte værdier, allerede inden I bogfører optællingen. Fordelen er, at I kan forholde jer til optællingen løbende og handle, hvis der er skæve differencer eller andre ting, der skal undersøges nærmere.
Ved at bruge KeyBalance til at håndtere jeres lageroptælling får I bl.a.:
Større gennemsigtighed i jeres optælling
Reduceret tidsforbrug til optælling
Klare struktur på optællingsprocedurer
Retvisende lagerværdier
Kyndig råd og vejledning.